En bilfragtbrev er et vigtigt dokument. Først og fremmest er det en garanti for, at bilen er teknisk sund. Det er også nødvendigt for en finansiel rapport fra en statsejet virksomhed og en privat iværksætter. Ifølge fragtbrevet spores bilens drift og følgelig brændstofomkostningerne, hvilket yderligere påvirker afgiftsbeløbet. Derfor er arbejdet med at udfylde fragtbrevet betroet afsenderen og mekanikeren.
Instruktioner
Trin 1
Fragtbrevet udstedes inden arbejdsdagen eller skiftet som regel for den aktuelle dag. På formen af fragtbrevet i øverste venstre hjørne sættes virksomhedsstemplet.
Fragtbrevet tildeles en serie og et nummer, datoen for udstedelsen af fragtbrevet registreres (f.eks. 6. januar 2008). Disse data hentes fra logbogen til udstedelse af fakturaer. I det skal føreren underskrive for at modtage netop dette ark.
Trin 2
Kolonnen "Brand" angiver mærket i henhold til TCP. Derefter registreres statens nummerplade, garagenummeret anbringes (hvis nogen).
Dernæst skrives chaufførens efternavn (fuldt ud), navn og patronym (initialer), hans personnummer (for statsejede virksomheder). Nedenfor er kørekortnummer, klasse.
I kolonnen "Licenskort" krydses det manglende kort (standard eller begrænset), dataene for det eksisterende skrives: registreringsnummer, serie og nummer.
Trin 3
Under linjen "Bilen er teknisk sund" angiver hastighedsmåleraflæsningen på tidspunktet for bilens afgang og kontrollerer dens tekniske tilstand af en mekaniker. Efter kontrol sætter han sin underskrift, så bilen kan rejse. Chaufføren underskriver, at han har accepteret bilen i god stand.
Trin 4
Opgaven gives skriftligt til chaufføren. Det angiver den organisation, hvis bil bilen råder over, leveringsadressen. Afsenderen registrerer tidspunktet for forlader garagen (timer, minutter), sætter sin signatur og dekrypterer signaturen. I afsnittet "Brændstofbevægelse" angiver mekanikeren brændstofmærket, dets kode, mængden af brændstof, der er dispenseret i henhold til påfyldningsarket og resten efter afslutningen af det foregående skift. Ved afslutningen af køretøjets drift registreres mængden af resterende brændstof i kolonnen "Resterende brændstof ved retur".
Baseret på disse data beregnes det faktiske brændstofforbrug, der registreres i den tilsvarende linje. Kilometertal betragtes som forbrug med hastigheden. Forskellen mellem disse to data registreres i henholdsvis kolonnen "Opsparing" eller "Overkørsel".
Trin 5
Mekanikeren tager bilen, bemærker speedometerets aflæsninger på kørekortet, når han vender tilbage til garagen og sætter sin underskrift. Chaufføren underskriver, at bilen er afleveret.
Forsiden er certificeret af virksomhedens segl.
Trin 6
På bagsiden af fragtbrevet dechifreres arbejdet under skiftet, hvilket bekræftes af underskriften fra den person, til hvis rådighed bilen blev givet.
Den sidste linje beregner antallet af timer i rækkefølgen, antallet af tilbagelagte kilometer.
Virksomhedens revisor foretager beregningen af chaufførens løn, sætter sin underskrift og dekrypterer signaturen.
